ایمن سازی مکالمات ضبط شده از طریق رمزگذاری در امنیت ضبط تماس

اکثر شرکت ها از راه حل های ضبط تماس برای اطمینان از انطباق، افزایش کنترل کیفیت و تسهیل آموزش استفاده می کنند. روزانه میلیون ها تماس در سراسر جهان ثبت می شود. از نظر درآمد و حجم، آمریکای شمالی بر بازار نظارت و ضبط تماس صوتی تسلط دارد. پیشرفت در نرم افزار ضبط و ذخیره سازی تماس های ابری این فرآیند را راحت تر کرده است. با این حال، ضبط تماس های تلفنی و ذخیره آنها خطرات خاصی را به همراه دارد که بر نیاز به رمزگذاری تأکید می کند.

اهمیت رمزگذاری ضبط تماس

فناوری و امنیت سازمانی جدایی ناپذیر هستند. جامعه تجاری جهانی به دلیل هک‌ها و حملات فیشینگ متحمل ضررهای مالی قابل توجهی شده است. ایمیل‌ها، پیام‌های متنی و تماس‌های تلفنی کارکنان بیشترین هدف را دارند.

با تکامل فناوری، هکرها و تلاش‌های فیشینگ پیچیده‌تر و مکرر می‌شوند. حملات هر 39 ثانیه اتفاق می افتد و روزانه بیش از 300000 بدافزار جدید ایجاد می شود.

نکته اصلی این است: اگر تماس ها را ضبط می کنید، رمزگذاری بسیار مهم است. متأسفانه، همه سیستم های ضبط تماس، داده های ذخیره شده را رمزگذاری نمی کنند و شما و مشتریانتان را آسیب پذیر می کند.

#1 از هک محافظت کنید

هکرها می توانند از تراکنش های تماس تلفنی آسیب پذیر سوء استفاده کنند و در صورت ناامن ماندن، اطلاعات حساس را به خطر بیاندازند. تا مارس 2019، بیش از 14 میلیارد رکورد داده از بین رفته یا به سرقت رفته است که تنها 4 درصد از این نقض ها رمزگذاری شده است و آنها را برای هکرها بی فایده می کند. اتخاذ رویکردی فعال در جهت رمزگذاری تمام داده‌های ذخیره‌شده، نه فقط تماس‌ها، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا از هزینه‌های بالای مرتبط با واکنش‌های پس از نقض، مانند هزینه‌های پولی، آسیب به تصویر برند و از دست دادن اعتماد مشتری جلوگیری کنند.

شماره 2 رعایت مقررات

مقررات سختگیرانه نگهداری سوابق و حفاظت از داده ها مانند CCPA، NARA، FINRA و MiFID II به طور مداوم در حال اجرا هستند. برای رعایت این مقررات و اجتناب از جریمه ها و جریمه های قابل توجه، بیش از میلیون ها دلار، شرکت ها می توانند از نرم افزار ضبط تماس استفاده کنند. مقررات جدید CCPA به وضوح الزامات رمزگذاری را مشخص می کند. شکست در رمزگذاری داده های حساس به معنای عدم انطباق با CCPA و نقض ذاتی وظیفه اجرای روش های امنیتی معقول برای حفاظت از اطلاعات حساس است. برآورد می‌شود که هزینه نقض‌ها در سال 2020 به 150 میلیون دلار برسد که بر اهمیت رمزگذاری همه اشکال داده‌ها از جمله تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها و پیام‌های متنی تاکید دارد. ایالت های بیشتری احتمالاً در ماه ها و سال های آینده مقرراتی مشابه CCPA ارائه خواهند کرد، و برخی مانند نیویورک در حال حاضر در حال تهیه نسخه های خود هستند.

#3 شفافیت

روندهای فناوری گارتنر اهمیت شفافیت و قابلیت ردیابی را برجسته کرد. ظهور فناوری جدید یک بحران اعتماد در بین مصرف کنندگان ایجاد کرده است. کسب‌وکارها باید شفافیت را در اولویت قرار دهند، به نگرانی‌های مشتریان گوش دهند و داده‌هایشان را از طریق رمزگذاری ایمن کنند. این تعهد به حفظ حریم خصوصی و اعتماد مشتری منجر به رضایت بیشتر مشتریان، بهبود امتیازات NPS و افزایش نگهداری می شود.

چگونه ضبط تماس را سازماندهی کنیم؟

گزینه های امنیتی برای ضبط تماس بسته به ارائه دهنده خدمات و نوع آن متفاوت است. اگر در مورد تلفن تجاری صحبت می کنیم، پس اکثر راه حل های پیشرفته بلافاصله رمزگذاری را روی سرورهای شرکت ارائه می دهند. اگرچه در بیشتر موارد باید جداگانه فعال شود.

یک روش جایگزین استفاده از برنامه ضبط تماس آیفون است. به عنوان مثال، iCall به شما امکان می دهد مکالمات را در آیفون خود ضبط کنید. با استفاده از ضبط کننده تلفن آیفون، می توانید رمزگذاری داده ها را هم در خود دستگاه و هم در سرورهای شرکت سازماندهی کنید. می توانید از اپ استور دانلود کنید و ظرف یک دقیقه برنامه آماده استفاده خواهد بود. نرم افزار ضبط تماس از نظر کیفیت ضبط حتی نسبت به سیستم های تلفن حرفه ای نیز کم نمی باشد. اگر یک تیم تقسیم شده دارید، ضبط تماس ضروری است. علاوه بر این، می توانید برنامه را در حالت آزمایشی رایگان آزمایش کنید.

نکات ایمنی اضافی

شماره 1 اشتراک گذاری فایل را محدود کنید

در طول تماس های آنلاین، به اشتراک گذاری فایل یک روش موثر ارتباط و همکاری است. با این حال، تماس های کنفرانسی اغلب در هنگام اشتراک گذاری فایل ها با تهدیداتی مواجه می شوند. دسترسی غیرمجاز یا انتقال بدافزار می‌تواند امنیت تماس را به خطر بیندازد.

برای کاهش این خطرات، تعلیق موقت اشتراک‌گذاری فایل یا محدود کردن آن به اعضایی که فایل‌های مهمی برای اشتراک‌گذاری دارند، بسیار مهم است. با انجام این کار، می‌توانید شانس دانلود بدافزار اعضا یا قرار گرفتن در معرض ناخواسته داده‌های حساس را به حداقل برسانید.

#2 نرم افزار خود را به طور منظم به روز کنید

نرم افزارها و برنامه های قدیمی بیشتر مستعد تلاش برای هک هستند. اگر می خواهید تماس های آنلاین خود را ایمن کنید، به طور مرتب این ابزارها را به روز کنید. به خاطر داشته باشید که شرکت‌های نرم‌افزار و توسعه‌دهندگان برنامه‌ها به‌روزرسانی‌هایی را منتشر می‌کنند که ممکن است به‌طور خودکار دانلود نشوند، مگر اینکه به صورت دستی آن‌ها را بررسی و نصب کنید.

شرکت‌ها به‌روزرسانی‌هایی را برای رفع نقص‌های امنیتی موجود ارسال می‌کنند که نشان‌دهنده آگاهی آنها از آسیب‌پذیری‌های نرم‌افزارهای قدیمی است. مطمئن شوید که دستگاه‌های شما همه به‌روزرسانی‌های معلق دارند یا تأیید کنید که همه چیز به‌روز است.

شماره 3 تنظیمات خود را بررسی کنید

به یاد داشته باشید که تنظیمات تماس را به عنوان اولویت در نظر بگیرید، صرف نظر از اینکه از برنامه ای استفاده می کنید یا نه. محافظت از خود به صورت آنلاین مستلزم توجه به تنظیمات است، زیرا اکثر تنظیمات حریم خصوصی و امنیتی به طور پیش فرض فعال نیستند.

اگر برای یک شرکت کار می کنید، می توانید در مورد دستورالعمل های تنظیم تماس آنلاین پرس و جو کنید. با صرف زمان برای بررسی کامل هر تنظیمات، می توانید از بهترین نتایج اطمینان حاصل کنید و از پیوستن افراد غیرمجاز به تماس خود جلوگیری کنید.

نتیجه

رمزگذاری تمام داده های مهم برای هر کسب و کاری اساسی است. و با این حال، 96 درصد از سوابق تلفن به سرقت رفته رمزگذاری نشده بودند. تئوری و عمل در اکثر شرکت ها دو چیز متفاوت هستند. اگر نمی خواهید با عواقب اقتصادی حمله هکرها و شکستن اعتماد مشتری روبرو شوید، بهتر است بلافاصله از رمزگذاری استفاده کنید.